home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Super Platinum 8 / Shareware Super Platinum 8.iso / mac / DATABASE / DMASTE30.ZIP;1 / MANUAL.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-02-02  |  37.1 KB  |  908 lines
  1. Data Master Version 3.0 
  2. Copyright 1990-93 Robert K. Summers - All Rights Reserved.
  3.  
  4. Distributed by: RKS Software, Inc. 
  5. 3820 North Dittmar Rd., Arlington, VA 22207 - 703-534-1726 
  6.  
  7. TOLL FREE ORDER LINE: 1-800-242-4775 (ORDERS ONLY)
  8.  
  9. What is Data Master?
  10.  
  11. Data Master is a powerful, easy to use, program which allows you
  12. to create, modify, and work with standard dbase database files. 
  13. It includes the ability to convert Lotus and Quattro spreadsheets
  14. into dbase database files, and to convert dbase database files
  15. into Lotus or Quattro spreadsheets.
  16.  
  17. What equipment do I need?
  18.  
  19. Data Master is designed to work on any IBM compatible computer,
  20. with a monochrome or color monitor.  It requires 512K of working
  21. memory.  Data Master works with any dot matrix or laser jet
  22. printer. It requires a hard disk system.
  23.  
  24.                                  DISCLAIMER
  25.  
  26. Data Master is provided "AS IS". It is licensed without any
  27. warranty of merchantability, fitness of particular purpose,
  28. performance, or otherwise; all warranties are disclaimed.  By
  29. using Data Master, you agree that Robert K. Summers and RKS
  30. Software, Inc., will not be liable to you or any third party for
  31. any use of (or inability to use) this software, or for any
  32. damages (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software,
  33. Inc. or Robert K. Summers are apprised of the possibility of such
  34. damages occurring.  In no event shall Robert K. Summers or RKS
  35. Software, Inc. be liable for any loss of profit or any other
  36. commercial damage, including but not limited to special,
  37. incidental, consequential or other damages.  The entire risk
  38. related to the quality and performance of the program is on you.
  39.  
  40.                               LICENSE STATEMENT
  41.  
  42. Registered owners are licensed to use their registered copy on a
  43. single machine and to make archival copies for the sole purpose
  44. of backing up the program.  Data Master may be moved from one
  45. computer location to another, so long as there is no possibility
  46. of it being used at one location while it is being used at
  47. another.
  48.                               SHAREWARE TRIAL
  49.  
  50. You may have procured this software from another source such as
  51. the libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or
  52. from a friend. That's fine!. We encourage registered users to
  53. introduce new users to Data Master by providing them with an
  54. unregistered copy. Try it out for up to 30 days, and if you
  55. decide to continue using it, pay the license fee of $39. You'll
  56. receive a registered copy and other benefits described below.
  57.  
  58. Shareware gives users a legal but limited trial period to test
  59. the software before purchase.  Data Master in shareware form is
  60. fully functional and completely documented. However, telephone
  61. support is not available to unregistered users. You must purchase
  62. the program (called "registering") before you can get telephone
  63. support.
  64.  
  65.                                HOW TO REGISTER
  66.  
  67. Call our toll-free order line at 1-800-242-4775, or send in the
  68. registration form at the end if this User Manual.
  69.  
  70. If you are a member of COMPUSERVE, just GO SWREG. The $39
  71. registration fee will be charged to your COMPUSERVE account.
  72. COMPUSERVE will notify us immediately of your registration and we
  73. will immediately send you your registered copy of the program.
  74.  
  75.                           BENEFITS OF REGISTRATION:
  76.  
  77. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF DATA MASTER,
  78. sent to you immediately by first class mail.  Your registered
  79. copy will include any new features which have been added since
  80. the shareware copy was released, and will include corrections for
  81. any bugs or problems reported to us. In other words, the latest
  82. and the greatest.
  83.  
  84. 2. TECHNICAL SUPPORT by phone, FAX, Compuserve E-mail, or by
  85. regular mail.  We will gladly help you with any problems or
  86. questions you may have.  Telephone technical support is available
  87. only to registered owners. 
  88.  
  89. 3. DISCOUNT on upgrades of future versions of Data Master.  If
  90. you don't register, we can't tell you about new versions.
  91.  
  92. USER GROUPS / SHAREWARE DISTRIBUTORS / ELECTRONIC BULLETIN BOARDS
  93.  
  94. PC user groups, shareware distributors, and electronic bulletin
  95. board operators are welcome to add Data Master to their
  96. libraries.
  97.  
  98. If you have received Data Master through a user group, a
  99. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  100. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  101. licensing the software, and you are still obligated to register
  102. if you decide to use Data Master after the 30 day trial period.
  103.  
  104.                            HARD DISK INSTALLATION
  105.  
  106. If you have received Data Master on a distribution disk from RKS
  107. Software, a shareware vendor, or computer club, there will be an
  108. INSTALL.BAT program on the disk.
  109.  
  110. 1. Place the working disk in drive A.
  111.  
  112. 2. Type INSTALL plus the letter of the drive on which you wish to
  113. install Data Master.  Example: INSTALL C <press Enter>.  Note: Do
  114. NOT type a colon after the drive letter.
  115.  
  116. 3. The install program will copy the DMASTER.EXE file from the
  117. floppy distribution disk to the specified drive, in a directory
  118. called DM. The install program will extract the Data Master files
  119. from DMASTER.EXE and start Data Master for you.
  120.  
  121. 4. To start Data Master any time in the future, type \DM\DM at
  122. any C:\> prompt. If you place the \DM directory in your path
  123. statement, just type DM at any C:\> prompt.
  124.  
  125. The installation procedure will also create a sample database
  126. called NAMES.DBF which you can use as-is to build a name and
  127. address file.  You can use Data Master to modify this file to
  128. add, delete, or change any of the data fields.
  129.  
  130. ----
  131.  
  132. If you have downloaded Data Master from Compuserve, America On-
  133. Line, GENIE, other information service or BBS, you will have the
  134. file DMASTE.ZIP.  
  135.  
  136. Create a directory called DM on your hard disk and copy the
  137. DMASTE.ZIP file into the \DM directory. Unzip the DMASTE.ZIP file
  138. as usual. One of the extracted files will be the main program
  139. file DM.EXE. Type DM at the C:\DM> prompt and the program will
  140. start.
  141.  
  142.                       NETWORK FILE SERVER INSTALLATION
  143.  
  144. Network Supervisor:
  145.  
  146. 1. Create a directory for Data Master. Then, create a
  147. subdirectory called FILES.  Data Master stores essential files in
  148. the FILES subdirectory.
  149.  
  150. 2. Copy the DMASTER.EXE file into the Data Master directory.
  151.  
  152. 3. Type DMASTER to extract the main DM.EXE file.
  153.  
  154. 4. Erase DMASTER.EXE since you no longer need it.
  155.  
  156. 5. Add Data Master to your menu system. 
  157.  
  158. 6. Data Master users must have READ, WRITE, CREATE, and all other
  159. rights in the DM directory and FILES subdirectory.
  160.  
  161.                        - VERY IMPORTANT -
  162.  
  163.                          CONFIG.SYS FILE
  164.  
  165. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  166. computer. It MUST be in the root directory of your fixed disk. If
  167. you do not already have a CONFIG.SYS file you MUST create one
  168. that has these two lines, and place it in your PC's root
  169. directory:
  170.  
  171.                             FILES=21
  172.                            BUFFERS=16
  173.  
  174. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include
  175. settings for files and buffers, you MUST add the two lines above
  176. to the file.  You can do it with any text editor.  If your
  177. CONFIG.SYS file already contains settings for files and buffers
  178. greater than these, you can leave them as they are.
  179.  
  180. In a network environment, you may have to set FILES to a higher
  181. number.
  182.  
  183.                            DEFINITIONS
  184.  
  185. For more complete definitions of these concepts, please see any
  186. of the several excellent dbase books available at most good
  187. software stores.
  188.  
  189. Database: A database is an organized collection of information or
  190. data. A simple example of a database is a mailing list.  Dbase
  191. database files always have a file extension of .DBF.
  192.  
  193. Record: All the data for a particular entry is called a record. 
  194. In a mailing list, each record contains all the name & address
  195. data for one person.
  196.  
  197. Field: Each item of information within a record is called a
  198. field. In each mailing list record, for example, there may be
  199. fields for last name, first name, street, city, state, and zip
  200. code. A database can contain one or more of five types of fields.
  201. These five are:
  202.  
  203.       1. Character - This type of field allows entry of all the
  204.      letters, numbers and symbols you see on your keyboard. In a
  205.      typical mailing list, all the fields would probably be
  206.      character type fields.
  207.  
  208.       2. Numeric - This type of field allows only entry of
  209.       numbers.  Use it only for numbers you want to calculate. 
  210.       Put zip codes or phone numbers in a character field, not a
  211.       numeric field.
  212.  
  213.      3. Date - This type of field allows only date entries.
  214.  
  215.      4. Logical - This type of field allows only a true/false
  216.      entry.
  217.  
  218.      5. Memo - This type of field is an elastic character field. 
  219.      Whereas character fields must be defined as a fixed length,
  220.      e.g., 20 characters long, memo fields have no fixed length. 
  221.      Instead, memo field data is stored in a companion file, with
  222.      a .DBT (DataBase Text) extension, and takes up no disk space
  223.      unless data is entered into it.
  224.  
  225. Indexes: An index is a file which controls the order in which
  226. database records are displayed and printed.  Persons working with
  227. a mailing list database would normally create an index file based
  228. on the last name field and an index file based on the zip code
  229. field (assuming these two fields are included in the database
  230. structure).
  231.  
  232. Index files created and used by Data Master have a file extension
  233. of .NTX. Creation and use of index files is explained below.
  234.                         USING DATA MASTER
  235.  
  236. Type DM at the DOS prompt of the DM directory to start Data
  237. Master, or type \DM\DM if you are not in the DM directory.
  238.  
  239. In most cases, Data Master will be able to detect whether you
  240. have a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome
  241. monitor and the Data Master screen is not clear, type DM M to
  242. start Data Master.  The extra M tells Data Master to use
  243. monochrome, not color.
  244.  
  245. When the program starts, you will see that the Main Menu presents
  246. five options. These are discussed in turn below.
  247.  
  248. You may select any main menu option by pressing ALT plus the
  249. first letter of the option. Example: press ALT S to select the
  250. Services option. Main menu sub-options may be selected by
  251. pressing the highlighted letter for that option.
  252.  
  253. You may press ALT X to quit the program.
  254.  
  255. You may also select main menu and sub-options by using the arrow
  256. keys to highlight the option and then press Enter to select the
  257. highlighted option.
  258.  
  259.                             Files
  260.  
  261. Use this option to display a menu of six sub-options.
  262.  
  263. Open: Select this option to open a database file in the current
  264. directory. Data Master will load this file and display it on the
  265. screen in browse mode where you may add, edit, delete, etc.
  266. records.  Select the Quit option to return to the main menu.
  267.  
  268. IMPORTANT TIP: ONCE A FILE IS LOADED, YOU MAY JUMP INTO BROWSE
  269. MODE AT ANY TIME FROM THE MAIN MENU BY PRESSING THE F2 KEY.
  270.  
  271. The Status box at the bottom of the screen will always display
  272. the currently loaded database.
  273.  
  274. Note: Data Master is installed with one example database called
  275. NAMES.DBF which you can use to build a name and address file.
  276.  
  277. Modify/Create: Use this feature to modify the structure of an
  278. existing database, or to create a new database. You can add,
  279. edit, or delete fields of the five types described above.
  280. Instructions for use are provided on the screen.  Once created,
  281. you cannot modify a field name. Instead, create a new database
  282. with the field name(s) you want, and use the Append File option
  283. to move records from the old file to the new file.
  284.  
  285. Close Database: Use this feature to close the currently active
  286. database. The Status box will show that no database is active.
  287.  
  288. Append File: Use this feature to append (merge) records from
  289. another database or ASCII file into the currently active
  290. database. When appending ASCII records, the fields in the ASCII
  291. file must be in exactly the same sequence as the fields in the
  292. active dbase file.  
  293.  
  294. Save As: Use this feature to save the currently active database
  295. to a new dbase file or to an ASCII text file.
  296.  
  297. eXit: Select this option to quit the program. You may also press
  298. ALT X to quit the program.
  299.  
  300.                             Indexes
  301.  
  302. You do not have to use an index file to control your database,
  303. but it will make working with a database a lot more pleasant if
  304. you do. You must have already selected a database in order for
  305. this option to work.  When you select this option you will be
  306. presented with three choices:
  307.  
  308. Select Index(es): When you select this option, Data Master will
  309. present you with a list of existing index files.  The index
  310. file(s) you select must have been created for the currently
  311. active database.  Data Master will tell you if it does not match. 
  312. You can have more than one index active at the same time. Data
  313. Master will automatically update all active indexes as records
  314. are added, changed, or deleted.
  315.  
  316. Create New Index: Use this feature to create a new index file.
  317. Data Master will prompt you to select the field(s) to index on. 
  318. Data Master will then ask you to name the index file, and create
  319. it.  When you create a new index file, that becomes the
  320. controlling index for the active database.
  321.  
  322. Select Controlling Index: When using more than one index, use
  323. this option to tell Data Master which index is the controlling
  324. index. For example, if you have selected a last name index and a
  325. zip code index using the Select Index(es) option above, and you
  326. want to work with the records in last name order, use this option
  327. to tell Data Master that the last name index is the controlling
  328. index.  Data Master will display the records in last name order,
  329. and will automatically update both the last name and zip code
  330. indexes as you add, edit, delete, etc. records.
  331.  
  332. Rebuild Open Index(es): Use this feature to rebuild all active
  333. index files.  This means that Data Master will make sure that
  334. there is a correct entry in each index file for each record in
  335. the database file. You may need to do this, for example, if you
  336. forgot to have your LNAME.NTX and/or ZIP.NTX files active when
  337. you added, deleted, or edited data in your mailing list.
  338.  
  339. Data Master will automatically maintain your index files if they
  340. are active when you are using the database. If you are ever
  341. unsure whether a database's index files are current, just select
  342. the database, select the index files, and select Rebuild Open
  343. Index(es).
  344.  
  345.                               Use
  346.  
  347. Use this feature to display a menu of options for using the data
  348. in the database.
  349.  
  350. Browse Records: Select this option to browse the currently active
  351. database. You may add,edit, delete, locate, and view all the
  352. records in the database.  NOTE: a shortcut for displaying records
  353. in browse mode is to PRESS THE F2 KEY.
  354.  
  355. Sum/Average Data: Use this option to sum or average data in
  356. numeric fields.
  357.  
  358. Replace Data: Use this option to replace the data in a specified
  359. field in ALL the records in the currently active database. Be
  360. sure you have a backup copy of your records in case you make a
  361. mistake using this option.
  362.  
  363. Check for Duplicates: Use this option to find duplicate records
  364. in the currently active database. 
  365.  
  366. Frequency Analysis: Use this option to see what the frequency of
  367. data is in a specified field. For example, you could use this
  368. feature on the State field of your mailing list to see how many
  369. records you have for each state.
  370.  
  371. Delete Records: Use this option to delete all the records in your
  372. database. If a filter/query is active, only those records meeting
  373. the filter/query condition will be deleted.
  374.  
  375. Pack Records: use this option to physically purge records
  376. 'deleted' in the browse mode.  Records deleted in browse mode
  377. still occupy disk space. This pack recovers the disk space.
  378.  
  379. sTatistics: use this option to display a variety of stistical
  380. information about your database.
  381.  
  382. Mailing Labels: use this option to print mailing labels from the
  383. currently active database.
  384.  
  385. Form Letters: use this option to compose and print letters or
  386. memos. You can merge database data into your letters and memos.
  387.  
  388.                           Query Builder
  389.  
  390. Use this feature to create a query condition, or filter, so you
  391. can work with any subset of records you want to.  This is a very
  392. powerful feature of Data Master.  Please experiment with it so
  393. you can see how it can be useful to you.
  394.  
  395. When a query condition is active, Data Master will only display
  396. or print records meeting the query condition.  The Status box
  397. will display any query condition. To turn off the query, select
  398. the Turn Query Off option.
  399.  
  400.                             Services
  401.  
  402. This feature presents a menu of support services:
  403.  
  404. Spreadsheets:  Use this option to convert a dbase file to a
  405. spreadsheet, and to convert a spreadsheet to a dbase file. 
  406. When converting from a spreadsheet to a dbase database file, you
  407. can specify the range of cells you want converted, e.g., B1..F10. 
  408. Data Master uses the first row in the range to determine the
  409. field types (character, date, numeric, etc.) in the new database. 
  410. An "Indeterminate Cell Type" message means that Data Master could
  411. not determine the correct data type for a column because some
  412. cell in the first row did not contain data. Add appropriate data
  413. and the conversion will work.
  414.  
  415. If you want the entire spreadsheet converted into a database,
  416. just leave the cell range empty, and press the Enter key. 
  417.  
  418. Report Writer: Select this option to use the Report Writer. The
  419. Report Writer allows you to create custom reports, output the
  420. reports to printer or disk, and save the report specifications
  421. for future use.  
  422.  
  423. Print Users Manual: Select this option to print the Users Manual. 
  424. You can also read the Users Manual on-line by pressing F1.
  425.  
  426. Read a Text File: Use this option to read any text file which may
  427. be on your disk.
  428.  
  429. Erase a File: Use this option to erase any file on your disk.
  430.  
  431. Change Directory: Use this feature to change to any other
  432. directory on your hard disk. The currently active database will
  433. be closed when you select this option.
  434.  
  435. Format Dates: Use this option to select the date format you want
  436. to be used in your database fields.
  437.  
  438. Weights and Measures: use this handy conversion utility to
  439. convert a variety of weights and measures.
  440.  
  441. Create Mailmerge File: use this option to create a mailmerge file
  442. for your favorite word processor.
  443.  
  444. Time Period Anaylsis: use this option to conduct a time period
  445. analysis of your records.
  446.  
  447.  
  448.                          FUNCTION KEYS
  449.  
  450. F1- Use this to read the Users Manual on-line
  451.  
  452. F2- Use this to invoke the browse mode. 
  453.  
  454. F3- Use this to temporarily exit to DOS. You could use this
  455. feature to temporarily leave Data Master and, for example, run
  456. your favorite spreadsheet program or word processing program.  To
  457. return to Data Master, type EXIT at the DOS prompt and press the
  458. Enter key.
  459.  
  460. F6- Use this to display a pop-up printing calculator.
  461.  
  462. F7- Use this to display a current record count.
  463.  
  464. F8- Use this to display a calendar.
  465.  
  466.  
  467.                         TECHNICAL SUPPORT
  468.  
  469. We do not charge a fee for normal technical support.  You may
  470. reach us via:
  471.  
  472. 1. Compuserve: 72357,2034
  473.  
  474. 2. Mail: Correspondence answered daily.
  475.  
  476. 3. Phone: 703-534-1726.
  477.  
  478. 4. FAX: 703-534-4358.
  479.  
  480.                       IMPORTANT FINAL NOTE
  481.  
  482.           WE ASSUME NO RESPONSIBILITY FOR LOSS OF DATA
  483.  
  484. Data Master is a very powerful database management program. With
  485. it, you can modify the structure of existing database files. 
  486. When you modify the structure of a database file, you always run
  487. the risk of making a mistake and losing data.
  488.  
  489. YOU MUST ALWAYS MAKE A BACKUP COPY OF YOUR DATABASE FILE BEFORE
  490. MODIFYING THE STRUCTURE OF THE FILE.
  491.  
  492. Also, please make regular backup copies of your records to
  493. protect against accidental erasures or system malfunction. 
  494. Everyone makes mistakes, and all hard disks will fail eventually.
  495. The only question is when.
  496.  
  497. In addition to the DOS backup.com and restore.com programs which
  498. come free with each copy of DOS, there are several commercial
  499. programs available for saving and restoring copies of your
  500. records. These include Fastback Plus, Norton Backup, and Central
  501. Point backup, all available at your local software store.
  502.  
  503.                          APPENDIX A - REPORT WRITER
  504.  
  505. The Report Writer menu displays 12 command options down the left
  506. side, a column which gives the column number, and five columns
  507. which show the report specifications. The command options are:
  508.  
  509.                                 Load REPORT:
  510.  
  511. Select this option for a list of previously defined and saved
  512. reports.  Highlight the report you want, press Enter, and the
  513. specifications for the selected report will be loaded into the
  514. Report Writer.  
  515.  
  516.                                Create REPORT:
  517.  
  518. Select this option to create a new report. When you select this
  519. option, you will be asked to name the report. After naming the
  520. report, you must select Edit REPORT to define the new report.
  521.  
  522.                                 Save REPORT:
  523.  
  524. Select this option to save your report specifications.
  525.  
  526.                                 Edit REPORT:
  527.  
  528. Select this option if you want to define a new report you have
  529. just Created, or change a report you have just Loaded.  
  530.  
  531. When defining a new report you have just Created, the lite-bar
  532. will be over column 1 of Column Contents. Press Enter to display
  533. a list of database fields.  Place the lite-bar over the field you
  534. want to use in column 1 and press Enter.  The name of the field
  535. you have selected will appear in the Column Contents column. 
  536.  
  537. Whether you are specifying the second column for a new report, or
  538. editing an existing report you have Loaded, the editing procedure
  539. is the same.
  540.  
  541. Use the arrow keys to move the lite-bar to the Column Contents,
  542. Column Title, Width, Pict, and Total columns. Use the ENTER key
  543. to change the contents of a column. Use the INSERT key to add a
  544. new column.  Use the DELETE key to delete a column.  Use the
  545. ESCAPE key when finished editing.
  546. To Add:  To add a new column to the report, place the lite-bar    
  547. over the Column Contents column where you want to insert the    
  548. new column, and press Enter.  Select the desired field from    
  549. the list of fields which will be displayed. You will then be    
  550. asked to select one of two choices: (1) Use value contained in    
  551. database field: <field name>, or (2) Build extended expression    
  552. from field: <field name>.  Normally, you will want to select    
  553. the first choice.
  554.  
  555. In some cases, however, you may want the column contents to
  556. contain some modification of the field value selected.  If so,    
  557. select the second choice, and the Report Writer's Expression    
  558. Builder will appear. 
  559.  
  560. To Change: To change the contents of any of the five report   
  561. specification columns, use the arrow keys to place the lite-    
  562. bar over the item you want to change, and press Enter.
  563.  
  564. If you are changing an item in the Column Contents column, you    
  565. will be given two choices: (1) Pick New Value for this column,    
  566. and (2) Extend with Expression Builder.  If you select the    
  567. first choice, you will be presented with the same choices as    
  568. discussed above when adding a new column. If you select the    
  569. second choice, you will be presented with the Expression    
  570. Builder.
  571.  
  572. If you are changing an item in the Column Title column, you will
  573. first be asked to specify the column width, and will then be
  574. asked for the new title. The Column Title column initially    
  575. contains the name of the field you have selected.
  576.  
  577. The Width column shows how wide the column is. If you want to    
  578. change the width of a column, select this item and enter a new    
  579. column width.  The default is the width of the field.  
  580. Delete Report: Select this option to delete previously saved
  581. reports.
  582.  
  583. Headers/Footers: Select this option to enter page titles and/or
  584. page footers.
  585.  
  586. Filtering: Select this option to set a filter, i.e., specify the
  587. criteria which records have to meet in order to be included in
  588. the report. See Appendix B for a full discussion of how to
  589. specify a filter condition using the Query Builder.
  590.  
  591. Grouping Order: This option is only available if the database     
  592. has an active index.  You can find out if you have an active     
  593. index by choosing Grouping Order from the command list, and     
  594. then selecting View current sort selection.  If there is no     
  595. active index, the report writer will tell you.
  596.  
  597. You may use this option to have the report writer group your data
  598. into major and secondary groups. A group change is a point where
  599. a change takes place in one of the keys in an indexed database.
  600. Report subtotals will be printed at a group change. 
  601.  
  602. If your database has one or more active indexes, the report     
  603. writer will present a menu of index choices.  Pick the index     
  604. you want to use for the report.
  605.  
  606. Next, the report writer will ask you if you want to select a    
  607. major group from the index key. If you answer Yes, the report     
  608. writer will present a menu of major group choices based on the    
  609. index you have chosen to use.  For example, if your index is     
  610. based on the expression LNAME + FNAME, the menu will show two     
  611. choices:
  612.  
  613.                   LNAME
  614.                   LNAME+FNAME
  615.  
  616. If you select the full expression (LNAME+FNAME), the report
  617. writer will not ask you if you want to use a secondary group. If
  618. you select LNAME, the report writer will ask you if you want to
  619. select a secondary group from the index key.  If you answer Yes,
  620. the report writer will present a menu of choices based on the
  621. unselected portion of the index expression.  In the example we
  622. are using, the menu would consist of the single choice FNAME. 
  623.  
  624. If this seems confusing, don't worry. Experiment with it a little
  625. by producing sample reports, and you will quickly see how it
  626. works.
  627. Other Options: Select this option to customize the look of your
  628. report. There are five categories within this option:
  629.  
  630.       Page Dimensions: Use the choices in this category to set the
  631.       desired page length, page width, top margin, and left
  632.       margin.
  633.  
  634.       Group Headers and Totals: Use the choices in this category
  635.       to give the major or minor groups, if any, a title.  The
  636.       default titles are Major Group: and Minor Group:.  You can
  637.       also select any underlining characters you may want to use
  638.       for the group headers and totals.
  639.  
  640.       Eject (new page) Options: Use the choices in this category
  641.       to specify how you want the report writer to eject pages.
  642.  
  643.       Separator Characters: Use the choices in this category to
  644.       specify separator lines and characters for titles,
  645.       individual detail lines, columns, etc.
  646.  
  647.       Miscellaneous Options: Use the choices in this category to
  648.       specify whether you want to include a standard two line
  649.       header on each page consisting of the page #, date, and
  650.       time.  You can also specify whether you want a full or
  651.       summary report.  You would use a summary report primarily
  652.       for numeric reports where the major group totals were all
  653.       you were interested in.
  654.  
  655.       The printer setup and exit codes allow you to send printer
  656.       control codes to the printer at the beginning and end of the
  657.       report.  For example, if you are working with an Epson dot
  658.       matrix printer, and want to print a report in condensed 
  659.       print, you would enter 15 as the setup code and 18 as the
  660.       exit code.  If you need to enter more than one code,
  661.       separate each code with a comma.
  662.  
  663.       If you are working with a laser jet printer and want to
  664.       print your report in landscape mode, you would enter
  665.       27,38,108,49,79 for the setup code, and 27,69 for the exit
  666.       code.
  667.  
  668.       The examples given above will work for most dot matrix and
  669.       laser jet printers.  However, printer control codes can vary
  670.       from printer to printer.  See your printer manual for the
  671.       control codes used by your printer.
  672.  
  673.       If you prefer, you can just leave the printer setup and exit
  674.       codes blank.  This is ok. Leaving them blank means that the
  675.       printer will print in whatever mode the printer is currently
  676.       set for.
  677.      Print Report: Select this option to send the report to the
  678.       printer or to a disk file.  We suggest using the disk file
  679.       option until you are sure you have the report just the way
  680.       you want it, since the disk file option displays the report
  681.       on the screen while also writing to the disk.  You can see
  682.       right away whether the report looks the way you want it to. 
  683.       
  684.  
  685.       You can suspend or quit report production by pressing the
  686.       Esc key at any time.
  687.  
  688.       If you tell the report writer to prepare a disk file, you
  689.       will be prompted for a file name.
  690.  
  691.       Report Status: Select this option to see a summary of the
  692.      total configuration being used by the report writer.
  693.  
  694.                          APPENDIX B - QUERY BUILDER
  695.  
  696. The query builder allows you to define a condition which a record
  697. must meet in order for the record to be used by your application.
  698.  
  699. When you Quit the query builder with a query active, your
  700. application will have access to only those records which meet the
  701. query condition.  
  702.  
  703. Think of the query condition as a filter. Records that do not
  704. meet the query condition are temporarily filtered out. The other
  705. records in your database are still there, but they are
  706. temporarily hidden.
  707.  
  708. You can turn the query (filter) off by selecting Zap from the
  709. query builder menu.  All your records are now available to your
  710. application.
  711.  
  712. When you select the query builder, you will be presented with the
  713. following menu:
  714.  
  715.                        Build a new Query
  716.                        Add to current query
  717.                        Count matching records
  718.                        Zap (remove) existing Query
  719.                        Save current Query to disk
  720.                        Restore Query from disk
  721.                        Delete stored queries
  722.                        What is current Query
  723.                        Edit current Query
  724.                        View records matching Query
  725.                        Quit
  726.  
  727. Build a New Query:  When you select this option, you will be
  728. presented with a list of the fields in the database you are
  729. working with.  Here is an example:
  730.  
  731.                        Database Field List
  732.                        < Deleted? >
  733.                        LNAME
  734.                        FNAME
  735.                        TITLE
  736.                        ORG
  737.                        STREET
  738.                        CITY
  739.                        STATE
  740.                        ZIP
  741. Place the lite bar over the field you want, and press Enter to
  742. select the field.
  743.  
  744. If you select the Deleted? option, you will be prompted to answer
  745. T (True/Yes), or F (False/No).  T (True/Yes) means you want to
  746. include 'deleted' records in your query. If you answer F
  747. (False/NO), this means you want to exclude 'deleted' records from
  748. the query condition.  A 'deleted' record is one which has been
  749. marked for deletion but has not yet been purged, or packed, from
  750. the database.  In most cases, you will ignore this option.
  751.  
  752. When you select a field, you will be asked if you wish to further
  753. define the field with the Expression Builder.  The default answer
  754. is No. In most cases, this is what you will want. If you have
  755. some particular need to further refine the selection of data in
  756. the field you have chosen, answer Yes, and you will be presented
  757. with the Expression Builder.
  758.  
  759. If you have selected a character type field, the query builder
  760. will display a menu of choices, as follows:
  761.  
  762.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  763.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  764.                     <   (LESS THAN)
  765.                     >   (GREATER THAN)
  766.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  767.                     >=  (GREATER OR EQUAL TO)
  768.                     $   (CONTAINS)
  769.                     !$  (DOES NOT CONTAIN)
  770.                     ?*  (WILDCARD MATCH)
  771.                     S   (IS SIMILAR TO)
  772.                     B   (BEGINS WITH)
  773.                     E   (ENDS WITH)
  774.  
  775. The query builder will then present the following menu of
  776. choices:
  777.  
  778.                     DONE
  779.                     AND
  780.                     OR
  781.                     AND NOT
  782.                     OR NOT
  783.  
  784. For many simple queries, you can select DONE.  When first
  785. learning and experimenting with the query builder, you will
  786. probably want to select DONE and use the 'View records matching
  787. query' option to see the results of your query specification.
  788.  
  789. If you wish to include other field specifications in the
  790. query expression, you can select one of the other options, as
  791. appropriate, and repeat the same procedure as above.
  792.  
  793. An example may help. Let's say your query expression at this
  794. point is something like LASTNAME = "SMITH", and you wanted to
  795. work with only those SMITH's who live in California. Assuming
  796. your database contains a two character STATE field, you would:
  797.  
  798.      1. select AND instead of DONE.
  799.      2. select STATE from the field list.
  800.      3. select EXACTLY EQUAL TO or CONTAINS
  801.         (CONTAINS is often better)
  802.      4. enter CA for the state name.
  803.      5. select DONE.
  804.  
  805. Your query expression now contains the appropriate references to
  806. both fields.
  807.  
  808. When you have created your query expression, Query Active will
  809. flash on the screen. You can now select another option from the
  810. query builder menu.  If you Quit the query builder, your
  811. application will filter your records so that only those records
  812. meeting the query (filter) condition will be used.  
  813.  
  814. Add to Current Query:  Select this option to add more
  815. specifications to your query expression.
  816.  
  817. Count matching records:  Select this option to have the query
  818. builder count the number of database records that meet the query
  819. condition you have specified.
  820.  
  821. Zap (remove) existing query:  Select this option to remove the
  822. existing query condition.  This restores access to all the
  823. database records.
  824. Save current query to disk:  Select this option to save the
  825. current query condition so you can use it later without having to
  826. redefine it.  When you select this option, you will be prompted
  827. for a description of the query condition.  Enter any description
  828. you want.
  829.  
  830. Restore query from disk:  Select this option to restore a
  831. previously saved query condition.
  832.  
  833. Delete stored queries:  Select this option to have the query
  834. builder display a list of stored queries. Select the one you want
  835. to delete and the query builder will remove it from the query
  836. file.
  837.  
  838. What is current query:  Select this option to have the query
  839. builder display the current query.
  840.  
  841. Edit current query:  Select this option if you want to manually
  842. edit the current query condition. Unless you are an experienced
  843. database programmer, you will probably not want to do this.
  844.  
  845. View records matching query:  Select this option to view the
  846. records which match the query condition you have specified. 
  847.  
  848. Quit:  Select this option to quit the query builder and return to
  849. your application.
  850.  
  851. The query builder can seem daunting at first.  We suggest you
  852. simply experiment with it, building simple query conditions to
  853. get the feel of it.  As you become more comfortable with how it
  854. works, try more complex queries.  Remember to save queries which
  855. you may use again. This will save you the trouble of redefining
  856. them.
  857.                       -- DATA MASTER REGISTRATION --
  858.  
  859.                            CREDIT CARD ORDERS ONLY
  860.  
  861. You can order with MC, Visa, Amex, or Discover from Public
  862. (software) Library by calling 800-242-4775 or 713-524-6394 or by
  863. FAX to 713-524-6398 or by CIS Email to 71355,470. You can also
  864. mail credit card orders to PsL at P.O.Box 35705, Houston, TX
  865. 77235-5705.
  866.  
  867.                     THE ABOVE NUMBERS ARE FOR ORDERS ONLY
  868.  
  869. Any questions about the status of the shipment of the order,
  870. refunds, registration options, product details, technical
  871. support, volume discounts, dealer pricing, site licenses, etc,
  872. must be directed to RKS Software, Inc. at 703-534-1726.
  873.  
  874. To insure that you get the latest version, PsL will notify us the
  875. day of your order and we will ship the product directly to you.
  876.  
  877.                            NON-CREDIT CARD ORDERS
  878.  
  879. If you prefer to pay by check, please complete this form and mail
  880. to RKS Software, Inc., 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA 22207.
  881.  
  882. Enclose your check for $39.00, plus $4.00 shipping/handling for
  883. U.S. and Canada, and $6.00 shipping/handling for other
  884. international orders.
  885.  
  886. We accept all U.S. and foreign Postal Money Orders, and will also
  887. accept checks drawn on foreign banks.
  888.  
  889. SEND TO:
  890.  
  891. Name: _________________________________________________________
  892.  
  893. Address: ______________________________________________________
  894.  
  895. City: _______________________ State: ________  ZIP: ___________
  896.  
  897. Phone:_________________________________________________________
  898.  
  899. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  900.  
  901. Whether you order by credit card through The Public (software)
  902. Library, or by check to RKS Software, you will receive directly
  903. from RKS Software, Inc. a copy of the most recent version of Data
  904. Master, entitlement to technical support, and notification of
  905. future upgrades at a discounted price.
  906.  
  907. ---------------------------------------------------------------
  908.